# Baudokumentation: mündliche Absprachen sichern | Explicio https://www.explicio.com/de/wissen/baugewerbe-compliance-qm/ Stand: 2026-11-02 > Wenn die Bauleitung vertreten ist, greift das System auf verknüpfte Dokumente, Fotos und Sprachnachrichten zu. Der Assistent liefert die Antwort mit der genauen Fundstelle, etwa einer Zeitmarke in einer Sprachaufnahme oder einer Seite im Protokoll, und benennt widersprüchliche Informationen. WZ F FALLBEISPIEL · BAUGEWERBE # Fehlt die Bauleitung, fehlt das Wissen über mündliche Absprachen und Bauherrn-Entscheidungen Compliance, Legal & Qualitätsmanagement Der zuständige Bauleiter ist im Urlaub. Ein Vertreter steht vor Ort und muss eine Frage zu einer nicht im Bauprotokoll vermerkten mündlichen Absprache mit dem Bauherrn klären. Die Information existiert nur im Kopf der abwesenden Fachkraft. Ohne Zugriff auf diese impliziten Informationen drohen Fehlentscheidungen bei der Ausführung. Wenn die Bauleitung vertreten ist, greift das System auf verknüpfte Dokumente, Fotos und Sprachnachrichten zu. Der Assistent liefert die Antwort mit der genauen Fundstelle, etwa einer Zeitmarke in einer Sprachaufnahme oder einer Seite im Protokoll, und benennt widersprüchliche Informationen. [Testzugang anfragen](https://explicio.cloud/registrieren?weg=test) [Was kostet das bei uns?](https://www.explicio.com/de/preise/#rechner) - BAULEITUNG - QM-DOKUMENTATION - WISSENSMANAGEMENT - GEWÄHRLEISTUNG WAS DER VERLUST KOSTET Der Verlust dieses Wissens führt zu Doppelarbeit bei der Recherche, Verzögerungen im Baufortschritt und potenziellen Haftungsrisiken bei Gewährleistungsansprüchen, da die ursprüngliche Absprache nicht nachweisbar ist. WIE EXPLICIO ALS ERSTER LAYER DAS PROBLEM LÖST ## Erfassen. Verbinden. Finden. - CAPTURE 01 Mensch Wissen wird über den Kanal eingebracht, den das Team ohnehin nutzt, etwa durch das Hochladen einer Sprachnachricht oder eines Fotos vom Ortsgeschehen. Der Assistent fragt nach, wenn das Wissen nur im Kopf steckt oder eine Verbindung zu anderen Dokumenten unklar ist, um die Lücke zu schließen. - CONNECT 02 Konnektoren & Messdaten Bestehende E-Mail-Postfächer lassen sich als .eml-Dateien einbringen, sodass historische Korrespondenz mit dem Bauherrn oder Nachunternehmern automatisch verknüpft wird. Auch Berichte und Messreihen aus der bestehenden Ablage werden so eingebunden, ohne dass Daten neu getippt werden müssen. - GRAPH & OUTPUT 03 Kollegen & Systeme Kollegen und angebundene Systeme rufen das verknüpfte Wissen über den Chat-Kanal ab. Der Assistent antwortet in der Sprache der Frage und nennt die Quelle mit Fundstelle, etwa die Seite eines Dokuments oder die Zeitmarke einer Audioaufnahme, damit die Information geprüft werden kann. BEISPIEL-DIALOG MIT DEM EXPLICIO-ASSISTENTEN ## So klingt das im Alltag. Eine typische Frage aus dieser Situation, die Rückfrage des Assistenten und die Antwort mit Fundstelle — als Beispiel, nicht als Protokoll. MITARBEITENDE PERSON Was hatte der Bauherr gestern bei der Begehung zur Abdichtung im Keller gesagt? RÜCKFRAGE · PAIR4 AUF DER CPU Meinen Sie die Absprache mit dem Nachunternehmer für die Abdichtung oder die generelle Anweisung? MITARBEITENDE PERSON Die Absprache mit dem Nachunternehmer. EXPLICIO-ASSISTENT Der Bauherr hat die Abdichtung im Kellerbereich B genehmigt, jedoch unter der Bedingung, dass die Drainage vor der Versiegelung geprüft wird. Diese Zusage wurde am 14.03.2024 im Gespräch festgehalten. Fundstelle: Sprachnachricht, Rolle: Bauleiter, Zeitmarke 00:04:12, verknüpft mit Bauprotokoll vom 14.03.2024 Selbstcheck — lädt bei Sichtkontakt. GEFRAGT ## Was Betriebe dieser Branche dazu fragen. Wie kann ich mündliche Absprachen mit dem Bauherrn für das Qualitätsmanagement dokumentieren? + − Sie können die Absprache über den Kanal, den das Team ohnehin nutzt, als Sprachnachricht oder Foto einbringen. Der Assistent verknüpft diese Information mit den relevanten Bauphasen und liefert bei Abfragen die genaue Fundstelle, sodass die Dokumentation für Audits und das QM-Dokumentenmanagement bereitsteht. Welche Software unterstützt das Wissensmanagement im Qualitätsmanagement bei fehlender Bauleitung? + − Das System erfasst Wissen über verschiedene Medien wie Fotos, Videos und Sprachnachrichten und verknüpft es mit bestehenden Dokumenten. Bei Unklarheiten fragt der Assistent nach, um die Zusammenhänge zu klären, und stellt das gesicherte Wissen für Vertretungen und Audits zur Verfügung. Wie wird die Gewährleistung im Bauvertrag durch Dokumentation gesichert? + − Indem alle Bauherrn-Entscheidungen und Nachunternehmer-Zusagen mit ihrer Quelle, etwa einer Zeitmarke oder Seite, dokumentiert werden. Der Assistent benennt auch widersprüchliche Informationen, sodass die Nachweisbarkeit für die Gewährleistungslaufzeit und eventuelle Streitigkeiten gegeben ist. Was ist beim QM-Dokumentenmanagement für mündliche Vereinbarungen zu beachten? + − Mündliche Vereinbarungen müssen in ein nachprüfbares Format überführt werden. Durch das Einbringen von Sprachnachrichten oder Fotos in das System wird das implizite Wissen explizit. Der Assistent stellt sicher, dass die Verbindung zur richtigen Bauphase und den beteiligten Parteien klar ist. WAS EXPLICIO HIER NICHT TUT ## Grenzen, die gelten — auch wenn niemand fragt. - ✕ Explicio erteilt keine Freigabe und unterschreibt kein Protokoll. - ✕ Explicio entscheidet nicht, welche Vorgabe gilt — es nennt beide Fundstellen. - ✕ Explicio ersetzt kein Audit und keine Rechtsberatung. [Was Explicio nicht auswertet — für Betriebsrat und Datenschutz →](https://www.explicio.com/de/betriebsrat/) WEITER IN DIESEM ZUSAMMENHANG ## Dieselbe Frage aus zwei Richtungen. MEHR AUS BAUGEWERBE - [Wer vertritt die Bauleitung, wenn das Wissen nur im Kopf ist?](https://www.explicio.com/de/wissen/baugewerbe-transformation/) - [Wer vertritt die Bauleitung, wenn die mündlichen Absprachen fehlen?](https://www.explicio.com/de/wissen/baugewerbe-onboarding-vertretung/) [Zur Branchenseite →](https://www.explicio.com/de/loesungen/baugewerbe/) DIESELBE LAGE: COMPLIANCE, LEGAL & QUALITÄTSMANAGEMENT - [Geht das Wissen über die Sonderparameter der alten Maschine mit dem Ruhestand?](https://www.explicio.com/de/wissen/verarbeitendes-gewerbe-compliance-qm/) - [Verlieren Sie die Übersicht über aktuelle Normen und Haftungsrisiken in dynamischen Projekten?](https://www.explicio.com/de/wissen/technische-dienstleistungen-compliance-qm/) - [Widersprüchliche Vorschriften: Wer kennt die aktuelle Fassung?](https://www.explicio.com/de/wissen/gesundheits-und-sozialwesen-compliance-qm/) [Alles zu diesem Bereich →](https://www.explicio.com/de/bereiche/compliance-qm/) DIREKT AUSPROBIEREN · DEMO OHNE GESPRÄCH ## Genau diese Wissensinsel gibt es auch in Ihrem Betrieb? 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