Nutzungsrichtlinie (Acceptable Use Policy)

Stand: 31.10.2026

Anbieterin ist die TACP Operations GmbH & Co. KG, Paderborner Str. 168, 32760 Detmold (nachfolgend „Explicio“; Explicio® ist die eingetragene Unionsmarke der Anbieterin, EUTM 019364127) — siehe Impressum.

1. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für die Nutzung aller Explicio-Leistungen (Plattform und Arbeitsoberfläche, angebundene Kanäle, Explicio Box, Explicio Grid) durch Kunden und die von ihnen berechtigten Personen. Sie ist integraler Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und gilt für Explicio Grid ergänzend zu dessen Nutzungsbedingungen. Der Kunde ist verpflichtet, die von ihm autorisierten Nutzer über diese Richtlinie zu informieren und deren Einhaltung sicherzustellen.

2. Zulässige Nutzung (Bestimmungsgemäßer Gebrauch)

Die Plattform dient ausschließlich der Erfassung, Organisation, Verknüpfung und Abfrage von Unternehmenswissen des jeweiligen Kunden im Rahmen des vertraglich vereinbarten Zwecks durch berechtigte Konten. Das ist zugleich die Zweckbestimmung der eingesetzten KI-Systeme im Sinne des Art. 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) 2024/1689 (nachfolgend „KI-VO“). Explicio Grid dient der Stapelverarbeitung nach Maßgabe seiner Nutzungsbedingungen; die Explicio Box dient dem Betrieb der Plattform auf Hardware beim Kunden.

3. Keine Überwachung von Beschäftigten

Die Plattform darf unter keinen Umständen zur Überwachung oder Verhaltenskontrolle von Beschäftigten eingesetzt werden. Dem Kunden ist insbesondere untersagt:

• die Auswertung von Beiträgen, Aktivitätszeiten oder Nutzungsmustern zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Personen;
• biometrische Analysen jeder Art, einschließlich Gesichts-, Stimm- oder Emotionserkennung zur Beurteilung von Personen;
• die Erstellung von Profilen einzelner Beschäftigter, das Ranking von Personen nach Beiträgen sowie jede Auswertung, die auf eine Bewertung der Arbeitsleistung hinausläuft;
• die Zweckentfremdung von Systemprotokollen und Fernwartungsmitschnitten zur Personenkontrolle.

Für Konnektoren gilt außerdem:

• Über den Konnektor Funktionspostfächer dürfen ausschließlich gemeinsame Team- und Abteilungspostfächer (z. B. service@, technik@), jedoch keine persönlichen E-Mail-Postfächer einzelner Personen angeschlossen werden.
• Der Konnektor für Zahlenreihen und Messdaten ist ausschließlich für technische Anlagen, Maschinen, Gebäude und aggregierte Betriebszähler bestimmt. Der Kunde darf keine Messstellen anschließen, die einer natürlichen Person unmittelbar zugeordnet sind (insbesondere keine Zählpunkte privater Haushalte oder Mieter, keine Einzelarbeitsplatz-Messungen und keine personenbezogenen Fahrzeug- oder Standortprofile) oder die zur Leistungs- oder Verhaltensüberwachung von Beschäftigten geeignet sind.

Explicio stellt systemseitig keine Auswertungen zur Personenbewertung bereit und wird solche auch auf individuelle Anfrage nicht erstellen. Nutzungs- und Kostenkennzahlen stellt die Plattform ausschließlich als Summen je Rolle bereit — ohne Namen, ohne Rangfolge und ohne Verlauf je Person. Ein Datenauszug je Konto dient allein den Rechten der betroffenen Person und der Verwaltung des Kontos, nicht der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle. Dies gilt gleichermaßen für die Explicio Box und für Explicio Grid.

Der Kunde garantiert, dass der Einsatz der Plattform in seinem Unternehmen im Einklang mit dem geltenden Arbeitsrecht sowie dem Beschäftigtendatenschutz (insb. § 26 BDSG) erfolgt. Soweit ein Betriebsrat besteht, obliegt dem Kunden die alleinige Verantwortung für die Wahrung der gesetzlichen Mitbestimmungsrechte (insb. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG); Explicio stellt hierfür ein Transparenzblatt bereit (Ziffer 6.4 der Verantwortungsvolle-KI-Richtlinie).

4. Keine ungeprüfte Nutzung in hochkritischen Bereichen

Maschinell erzeugte Ergebnisse der Plattform dienen als Unterstützung und Entscheidungsgrundlage, nicht als finale Entscheidung. Der Einsatz in unbeaufsichtigten Abläufen ohne zwingende menschliche Verifikation ist streng untersagt, dies gilt insbesondere für:

• medizinische Diagnosen, Behandlungen oder Eingriffe;
• Waffensysteme sowie militärische Wirkketten;
• die unmittelbare Steuerung kritischer Infrastrukturen, von Industrieanlagen oder Fahrzeugen;
• das Auslösen von Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung gegenüber natürlichen Personen (Art. 22 DSGVO).

Ein Einsatz in diesen Bereichen widerspricht dem bestimmungsgemäßen Gebrauch. Explicio schließt jede Haftung für Schäden aus, die aus einem solchen vertragswidrigen Einsatz resultieren. Fällt ein Einsatzbereich zugleich unter Anhang III der KI-VO, gilt vorrangig Ziffer 4a: Dort genügt eine menschliche Prüfung nicht; erforderlich ist eine vorherige schriftliche Vereinbarung. Ergänzend gilt die Verantwortungsvolle-KI-Richtlinie.

4a. Ausgeschlossene Zwecke nach der KI-Verordnung

Geltung. Diese Ziffer gilt für alle Leistungen von Explicio — Plattform und Arbeitsoberfläche, angebundene Kanäle, Explicio Box und Explicio Grid — und für alle maschinell erzeugten Ergebnisse (Antworten, Zusammenfassungen, Verknüpfungen, Einbettungen, Bild- und Dokumentbeschreibungen, Transkripte), auch soweit der Kunde sie in eigene Systeme übernimmt. Explicio ist Anbieter der KI-Systeme, der Kunde ist Betreiber (Ziffer 4.6 der AGB).

Verbotene Praktiken (Art. 5 KI-VO) — ausnahmslos untersagt. Der Kunde darf die Leistungen von Explicio und ihre Ergebnisse nicht einsetzen für:

• Techniken der unterschwelligen Beeinflussung außerhalb des Bewusstseins einer Person oder absichtlich manipulative oder täuschende Techniken mit dem Ziel oder der Wirkung, das Verhalten einer Person wesentlich zu verändern, sodass sie eine Entscheidung trifft, die ihr oder anderen erheblichen Schaden zufügt oder zufügen kann;
• die Ausnutzung der Schutzbedürftigkeit einer Person aufgrund ihres Alters, einer Behinderung oder einer bestimmten sozialen oder wirtschaftlichen Situation mit dem Ziel oder der Wirkung, ihr Verhalten so zu verändern, dass ihr oder anderen erheblicher Schaden zugefügt wird oder werden kann;
• die Bewertung oder Einstufung natürlicher Personen oder Personengruppen auf Grundlage ihres sozialen Verhaltens oder bekannter, abgeleiteter oder vorhergesagter persönlicher Eigenschaften, wenn dies zu einer Schlechterstellung in einem sachfremden Zusammenhang oder zu einer unverhältnismäßigen Schlechterstellung führt (Social Scoring);
• die Risikobewertung, ob eine natürliche Person eine Straftat begehen wird, allein auf Grundlage eines Profilings oder der Bewertung ihrer Persönlichkeitsmerkmale und Eigenschaften;
• den Aufbau oder die Erweiterung von Datenbanken zur Gesichtserkennung durch ungezieltes Auslesen von Gesichtsbildern aus dem Internet oder aus Überwachungsaufnahmen;
• die Ableitung von Emotionen einer natürlichen Person am Arbeitsplatz oder in Bildungseinrichtungen (Emotionserkennung), es sei denn, das System wird aus medizinischen oder Sicherheitsgründen eingesetzt;
• biometrische Kategorisierungssysteme, die natürliche Personen anhand ihrer biometrischen Daten kategorisieren, um ihre Rasse, ihre politischen Meinungen, ihre Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft, ihre religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen oder ihre sexuelle Ausrichtung abzuleiten, es sei denn, dies ist im Rahmen der Strafverfolgung rechtmäßig gestattet;
• die gezielte Auswertung oder Erzeugung intimer Darstellungen oder Darstellungen des sexuellen Kindesmissbrauchs.

Hochrisiko-KI-Systeme (Anhang III KI-VO) — nur nach schriftlicher Vereinbarung. Die Nutzung der Leistungen von Explicio für einen der folgenden Zwecke ist ohne vorherige schriftliche Vereinbarung mit Explicio nach Art. 25 Abs. 4 KI-VO untersagt:

• Biometrische Identifizierung oder Biometrie-basierte Kategorisierung natürlicher Personen;
• Steuerung oder Sicherheitskomponenten kritischer Infrastrukturen;
• Zugangs-, Bewertungs- oder Prüfungsentscheidungen in der allgemeinen und beruflichen Bildung;
• Rekrutierung, Auswahl, Beförderung, Kündigung, Aufgabenzuweisung oder Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Beschäftigten;
• Bewertung der Kreditwürdigkeit natürlicher Personen oder Risikobewertung und Preisgestaltung bei Lebens- und Krankenversicherungen;
• Risikobewertung, Beurteilung von Beweismitteln oder Rückfallwahrscheinlichkeit in der Strafverfolgung, Justiz, Migration oder Asylverwaltung.

Eine menschliche Prüfung oder Beaufsichtigung nimmt einer Nutzung für diese Zwecke nicht die Eigenschaft als Hochrisiko-KI-System. Beabsichtigt der Kunde eine Nutzung für einen dieser Zwecke, schließen die Parteien vor Beginn der Nutzung eine schriftliche Vereinbarung nach Art. 25 Abs. 4 KI-VO über die erforderlichen Informationen, technischen Zugänge und Mitwirkungspflichten. Explicio kann den Abschluss der Vereinbarung ablehnen, wenn die Nutzung gegen gesetzliche Vorschriften oder diese Richtlinie verstößt. Wer die Leistungen von Explicio ohne eine solche Vereinbarung für einen dieser Zwecke einsetzt, wird nach Art. 25 Abs. 1 lit. c KI-VO selbst Anbieter des entstehenden KI-Systems und trägt die rechtliche Verantwortung dafür allein.

Abgrenzung für Wissensverwaltung: Reine Wissenssuche, Dokumentenerschließung und Verknüpfung im Wissensgraphen ohne Automatisierung der eigentlichen Fach- oder Personalentscheidung stellen in der Regel eine vorbereitende Aufgabe dar (Erwägungsgrund 53 KI-VO) und ändern die Einstufung des KI-Systems nicht, solange kein Profiling im Sinne des Art. 6 Abs. 3 KI-VO stattfindet.

5. Geistiges Eigentum und Systemschutz

Dem Kunden und den von ihm berechtigten Nutzern ist untersagt:

• die Plattform, den Quellcode, die Modelle oder die Systemarchitektur zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), zu dekompilieren, zu disassemblieren oder zu versuchen, den Quellcode oder die Verarbeitungsverfahren nachzubilden, soweit dies nicht durch zwingendes Recht (§ 69e UrhG) gestattet ist;
• die Ergebnisse der Plattform systematisch auszulesen oder abzufragen, um ein eigenes Modell, ein konkurrierendes KI-System oder einen ähnlichen Dienst aufzubauen oder zu trainieren;
• Sicherheitsmaßnahmen, Zugriffsbeschränkungen oder technische Sperren der Plattform zu umgehen, zu deaktivieren oder zu beeinträchtigen.

Die Ausübung der Rechte auf Datenauszug (Ziffer 7.3 der AGB), Vollexport (Ziffer 7.4 der AGB) und Anbieterwechsel (Ziffer 7.5 der AGB) stellt keinen Verstoß gegen dieses Verbot dar.

6. Systemintegrität und Schutz vor Missbrauch

Dem Kunden ist untersagt, die Plattform in einer Weise zu nutzen, die die Sicherheit, Stabilität oder Verfügbarkeit der Systeme gefährdet. Untersagt ist insbesondere:

• das Einspeisen von Schadsoftware, Viren, Trojanern, Würmern oder sonstigem schädlichen Code;
• das Durchführen von Denial-of-Service-Angriffen (DoS/DDoS) oder sonstigen Angriffen auf die IT-Infrastruktur von Explicio;
• der Versuch, unbefugten Zugriff auf Konten anderer Mandanten, auf Daten Dritter oder auf nicht freigegebene Systembereiche zu erlangen;
• die systematische Eingabe von Manipulationsversuchen („Prompt Injection“), die darauf abzielen, die Sicherheitsgrenzen oder Systemanweisungen des KI-Assistenten zu umgehen oder den Assistenten zu unzulässigen Ausgaben zu veranlassen, es sei denn, dies erfolgt im Rahmen einer vorher schriftlich vereinbarten Sicherheitsüberprüfung (Pentest).

7. Technische Grenzen und Fair Use

Die Plattform setzt zur Sicherstellung der Systemstabilität für alle Nutzer technische Grenzen durch (z. B. Ratenbegrenzungen, Uploadgrößen, Abrechnungskontingente). Eine Nutzung, die darauf abzielt, diese Grenzen systematisch zu umgehen oder die Stabilität und Performance der Plattform für andere Kunden gefährdet, ist unzulässig.

8. Sicherheitsmeldungen und Meldestelle

Sicherheitslücken, Schwachstellen, der Verdacht auf Missbrauch sowie fehlerhafte oder unangemessene Ausgaben des Assistenten sind umgehend an info@explicio.com oder über den Bereich „Mitwirken“ im System zu melden. Weitere Einzelheiten zum Vorgehen, zu den Vorfallklassen und zur Bearbeitung finden sich unter dem Menüpunkt „Sicherheit“ im angemeldeten Bereich und in Ziffer 8 der Verantwortungsvolle-KI-Richtlinie.

Hinweise auf Verstöße gegen Rechtsvorschriften — einschließlich Verstößen gegen diese Richtlinie oder gegen die KI-VO durch Explicio, durch Kunden oder durch Nutzer — können vertraulich, auf Wunsch auch anonym, an die interne Meldestelle von Explicio nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) gerichtet werden. Der Zugang zur Meldestelle ist unter dem Menüpunkt „Sicherheit“ benannt. Hinweisgebende Personen genießen den Schutz des HinSchG und des Art. 87 KI-VO; die Meldestelle bestätigt den Eingang binnen sieben Tagen und gibt binnen drei Monaten Rückmeldung.

9. Durchsetzung und Sanktionen

Bei Verstößen gegen diese Nutzungsrichtlinie geht Explicio nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit vor:

• Bei leichten Verstößen (z. B. versehentliche Überschreitung der Fair-Use-Grenzen) erhält der Kunde zunächst einen Hinweis und eine Aufforderung zur Abhilfe mit angemessener Frist.
• Bei wiederholten Verstößen oder Nichtabhilfe kann Explicio einzelne Funktionen, betroffene Konten oder spezifische Kanal-Anbindungen temporär sperren.
• Bei schwerwiegenden Verstößen (insbesondere bei Angriffen auf die IT-Infrastruktur, bei Praktiken nach Art. 5 KI-VO, bei massiven Verstößen gegen Ziffer 3, Ziffer 4 oder Ziffer 4a sowie bei drohenden Schäden für Explicio oder Dritte) ist Explicio berechtigt, den Zugang des Kunden sofort und ohne vorherige Fristsetzung ganz oder teilweise zu sperren.

Der Kunde wird über eine Sperrung, soweit dies unter den gegebenen Umständen zumutbar ist, unverzüglich informiert. Die vertraglichen Rechte von Explicio, insbesondere das Recht zur außerordentlichen Kündigung sowie die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen, bleiben von diesen Maßnahmen unberührt. Erlangt Explicio Kenntnis von einer Nutzung für Zwecke nach Ziffer 4a, kann Explicio den Kunden auffordern, die Nutzung einzustellen oder die Vereinbarung nach Art. 25 Abs. 4 KI-VO nachzuholen; kommt der Kunde dem nicht binnen angemessener Frist nach, ist die Sperrung nach Satz 1 dritter Spiegelstrich zulässig.