Funktionsdokumentation der Explicio-Plattform

Stand: 31.10.2026

Diese Funktionsdokumentation beschreibt die Funktionen der Explicio-Plattform im Cloud-Betrieb (Software-as-a-Service). Anbieterin ist die TACP Operations GmbH & Co. KG (nachfolgend „Explicio“), siehe Impressum. Sie ist die Funktionsdokumentation im Sinne von Ziffer 2.3 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und im Adminportal unter „Billing“ verlinkt.

1. Geltung und Aufbau

1.1 Der Leistungsumfang der Plattform ergibt sich aus dem bei Vertragsschluss gewählten Tarifplan gemäß der gültigen Preis- und Funktionsübersicht und aus dieser Funktionsdokumentation. Mengen, Kontingente, Durchsatz und Preise stehen ausschließlich im Tarifplan bzw. in der Preis- und Funktionsübersicht, nicht in diesem Dokument.

1.2 Nicht hier geregelt sind:

• die Leistungen des Box-Service — sie ergeben sich aus dem Leistungsblatt der gewählten Servicestufe (Anlage 1 der Besonderen Bedingungen für den Box-Service);
• Explicio Grid — es gelten die Nutzungsbedingungen für Explicio Grid;
• gebuchte Konnektoren — ihr Umfang ergibt sich aus dem Leistungsschein Konnektoren und der Beschreibung im Konnektor-Shop.

1.3 Verbindlicher Funktionsumfang; Vorschau-, Pilot- und geplante Funktionen. Verbindlicher Vertragsbestandteil nach Ziffer 2.3 der AGB sind ausschließlich die in dieser Funktionsdokumentation beschriebenen, für den gewählten Tarifplan freigeschalteten Funktionen. Funktionen, die in der Oberfläche sichtbar, in dieser Funktionsdokumentation jedoch nicht beschrieben oder als „Vorschau“ (Preview), „Beta“, „Pilot“ oder „in Planung“ gekennzeichnet sind, stellt Explicio freiwillig, unentgeltlich und zu Erprobungszwecken außerhalb der vertraglichen Hauptleistung bereit; ein Anspruch auf ihre Bereitstellung, Verfügbarkeit, Fehlerfreiheit oder Fortführung besteht nicht. Für solche unentgeltlichen Erprobungsfunktionen haftet Explicio nur bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit und arglistigem Verschweigen eines Mangels (§ 599 BGB analog).

1.4 Verhältnis zum Leistungsblatt des Box-Service. Für Kunden des Box-Service (Managed Edge Service) gelten ergänzend und für die lokale Verarbeitung vorrangig die Besonderen Bedingungen für den Box-Service nebst Leistungsblatt (Anlage 1).

1.5 Explicio entwickelt die Plattform nach Ziffer 2.3 Satz 2 der AGB fortlaufend weiter; diese Funktionsdokumentation wird entsprechend fortgeschrieben.

1.6 Die Plattform ist ein Werkzeug, das Unternehmenswissen sammelt, verknüpft und auffindbar macht. Sie bewertet keine Personen, trifft keine Entscheidungen über Personen und steuert keine Anlagen, Maschinen oder Zahlungen (Ziffer 5.4).

2. Rollen und Zugänge

2.1 Der Kunde erhält einen eigenen, von anderen Kunden getrennten Bereich der Plattform („Mandant“). Innerhalb des Mandanten richtet der Kunde Benutzerkonten mit einer der folgenden Rollen ein:

2.2 Für ein Arbeitskonto kann der Kunde festlegen, dass es nur das eigene Wissen sieht und nicht das gemeinsame Wissen des Unternehmens (etwa für Externe, Aushilfen oder Maschinenzugänge). Die Sperre wirkt in der Datenbank selbst und nicht nur in der Oberfläche.

2.3 Für Verwaltungskonten ist eine Zwei-Faktor-Bestätigung (TOTP) vorgesehen; bei selbstregistrierten Verwaltungskonten ist sie nach einer Einrichtungsfrist von 14 Tagen verpflichtend. Bestimmte Handlungen mit Wirkung (etwa die Freigabe eines Vollexports oder der Wechsel der Verarbeitungsregion) verlangen eine Zwei-Faktor-Bestätigung.

2.4 Für Maschinen (Programme, Agenten) gibt es eigene Zugänge nach Ziffer 7.

3. Wissen einbringen

3.1 Wege. Arbeitskonten bringen Wissen ein

• über die Weboberfläche (Workbench, Ziffer 6),
• über die angebundenen Kanäle (Ziffer 7),
• über den Massenimport (Ziffer 3.4) und
• über Maschinenzugänge (Ziffer 7).

Verwaltungskonten bringen kein Wissen ein.

3.2 Inhalte. Verarbeitet werden Texte, PDF-Dokumente, Bilder sowie Ton- und Videoaufnahmen einschließlich Sprachnachrichten; im Massenimport zusätzlich Text- und Tabellendateien (TXT, MD, CSV) und E-Mail-Dateien und -Archive (EML, MBOX). Die Plattform erschließt dabei den Inhalt: Text wird gelesen, Bilder und Videos werden beschrieben, Aufnahmen werden verschriftet. Bilder und Videos werden als Sachen beschrieben; abgebildete Personen werden nicht beschrieben, nicht erkannt und nicht identifiziert, Stimmen nicht einer Person zugeordnet.

3.3 Grenzen beim Einbringen.

• Dateien in Office-Formaten (etwa Word, Excel, PowerPoint) werden derzeit nicht inhaltlich ausgewertet; der Massenimport überspringt sie.
• Die Plattform kann Dateien oberhalb technischer Obergrenzen (Größe, Seitenzahl, Dauer) mit einem Hinweis ablehnen. In der Testphase gelten die Grenzen nach Ziffer 2.7 der AGB.
• Ist ein Beitrag mehrdeutig oder unvollständig, kann die Plattform eine Rückfrage stellen, bevor sie ihn als Wissen ablegt.
• Das Einbringen von Wissen wird nachrangig bearbeitet und kann sich verzögern (Ziffer 2.8 der AGB).

3.4 Massenimport. Arbeitskonten können einen Altbestand in einem Lauf einbringen (ZIP-Archiv oder mehrere Dateien). Vor dem Start ist ein Probelauf möglich, der die Dateien misst und die voraussichtliche Dauer nennt, ohne etwas einzulesen. Rückfragen werden während des Laufs gesammelt und können im Lauf beantwortet oder übersprungen werden. Der Bearbeitungsstand ist jederzeit einsehbar.

4. Wissen ordnen und schützen

4.1 Wissensnetz. Eingebrachtes Wissen legt die Plattform als Wissensnetz aus Wissensstücken und ihren Beziehungen ab. Jedes Wissensstück behält seine Herkunft (Beitrag, Kanal, Zeitpunkt, Einbringer). Neues Wissen überschreibt vorhandenes nicht.

4.2 Herkunft, Bestätigung, Aktualität. Zu Wissensstücken zeigt die Plattform, worauf sie beruhen, ob sie sich in Antworten bewährt haben und ob sie als veraltet markiert sind. Widersprechen sich Wissensstücke, benennt die Plattform den Widerspruch, statt ihn stillschweigend aufzulösen.

4.3 Tresor. Erkennt die Plattform in eingebrachten Inhalten Zugangsdaten (etwa Passwörter, Schlüssel, Zertifikate), legt sie diese Werte vor jeder Übergabe an ein Sprachmodell verschlüsselt in einem gesonderten Bereich („Tresor“) ab und zeigt sie im Wissensnetz nicht an. Ein Wert wird im Klartext nur nach einem Antrag angezeigt, über den eine andere, dafür berechtigte Person entscheidet; eine Selbstfreigabe ist ausgeschlossen. Der Assistent nennt Tresor-Werte nie.

4.4 Zugriff. Wer welche Inhalte sieht, folgt den Rollen und Freigaben nach Ziffer 2.

5. Fragen und Antworten

5.1 Assistent. Arbeitskonten stellen Fragen in der Workbench oder über einen angebundenen Kanal. Der Assistent antwortet auf Grundlage des Wissens, das die fragende Person sehen darf, und gibt an, auf welche Wissensstücke er sich stützt. Er ist darauf ausgelegt, darauf hinzuweisen, wenn er keine tragfähige Grundlage findet (Ziffer 5.4 gilt). Er antwortet in der Sprache der Frage.

5.2 Fragerunde. Die Plattform kann von sich aus Fragen stellen, um Lücken im Wissensbestand zu schließen.

5.3 Kennzeichnung. Antworten des Assistenten sind als maschinell erzeugt gekennzeichnet (Art. 50 KI-Verordnung): in der Workbench dauerhaft, in Kanälen beim ersten Kontakt sowie in den weiteren Fällen nach der Datenschutzerklärung.

5.4 Grenzen.

• Antworten werden maschinell erzeugt und können unzutreffend, unvollständig oder veraltet sein. Sie ersetzen keine fachliche Prüfung; es gilt die Verantwortungsvolle-KI-Richtlinie.
• Der Assistent bewertet keine natürlichen Personen (etwa Eignung, Leistung, Zuverlässigkeit, Gesundheit oder Gefühlslage) und erstellt keine Ranglisten von Personen; entsprechende Anfragen lehnt er mit Verweis auf die Nutzungsrichtlinie ab. Auskünfte darüber, wer für ein Thema zuständig ist, bleiben möglich.
• Die Plattform liest und befüllt Wissen. Sie steuert keine Anlagen oder Maschinen, gibt keine Zahlungen frei und löst keine Personalmaßnahmen aus.

6. Weboberfläche (Workbench) und Mitwirken

6.1 Die Workbench ist die Weboberfläche für Arbeitskonten. Sie umfasst den Chat mit dem Assistenten, die grafische Darstellung des Wissensnetzes, die Ansicht der eingebrachten Medien und das Einbringen von Dateien.

6.2 Mitwirken. Alle Konten können Ideen, Fehler, Hinweise zur Antwortqualität und Begriffe melden. Meldungen anderer Konten des Mandanten erscheinen auf einem gemeinsamen Board erst nach Freigabe durch ein dafür berechtigtes Konto und ohne Namen der Meldenden. Explicio entscheidet über die Umsetzung einer Meldung; ein Anspruch auf Umsetzung besteht nicht.

7. Kanäle und Maschinenzugänge

7.1 Kanäle. Die Plattform bietet Anbindungen an folgende Kanäle an: Telegram, WhatsApp, Microsoft Teams, E-Mail, Discord, Matrix, Signal, Mattermost, Google Chat, SMS (über Twilio), LINE, IRC, ntfy, SimpleX Chat, iMessage (über einen eigenen Mac des Kunden), Slack, das Aufzeichnungsgerät Plaud sowie den Chat in der Workbench. Ein Kanal wird im Adminportal (für den Mandanten) bzw. im Adaptermenü (für die einzelne Person) eingerichtet. Personen werden über Kanäle hinweg einem Konto zugeordnet.

7.2 Voraussetzungen und Grenzen der Kanäle. Voraussetzung ist ein eigenes Konto bzw. eine eigene Anwendung des Kunden oder der Person beim jeweiligen Anbieter; dessen Bedingungen gelten neben diesem Vertrag. Welche Inhalte über einen Kanal übertragen werden können (etwa Bilder, Sprachnachrichten oder Formatierungen), hängt vom Kanal ab. Explicio schuldet die Anbindung nur, soweit der Anbieter seine Schnittstelle bereitstellt; Änderungen, Störungen oder Sperren beim Anbieter liegen außerhalb des Einflussbereichs von Explicio.

7.3 Agenten-Schnittstelle. Verwaltungskonten können im Adminportal Zugänge für Maschinen anlegen (Programmierschnittstelle und MCP). Ein Maschinenzugang kann Fragen stellen, im Wissen suchen, Wissensstücke lesen und Wissen einbringen — sonst nichts. Er arbeitet mit den Rechten eines eigenen Kontos, standardmäßig mit Sicht auf das eigene Wissen; eine projektweite Sicht verlangt eine Zwei-Faktor-Bestätigung. Ein Zugang lässt sich jederzeit widerrufen. Die Zahl der Aufrufe je Monat begrenzt ein Budget, das der Kunde festlegt; ohne Budget sind Maschinenzugänge gesperrt.

7.4 Ausgehende Ereignisse. Verwaltungskonten können eine Zieladresse hinterlegen, an die die Plattform eine Benachrichtigung sendet, wenn ein Beitrag als Wissen angekommen ist, eine Rückfrage besteht, ein Beitrag gescheitert ist oder ein Massenimport abgeschlossen ist. Die Benachrichtigungen enthalten Kennungen und Titel, keinen Wissensinhalt und keine Angaben zur einbringenden Person. Die Einrichtung erfolgt derzeit über die Programmierschnittstelle.

8. Verwaltung im Adminportal

Verwaltungskonten verwalten den Mandanten im Adminportal:

9. Daten mitnehmen und löschen

9.1 Datenauszug. Jede Person kann einen Auszug ihrer personenbezogenen Daten abrufen (Ziffer 7.3 der AGB).

9.2 Mandanten-Vollexport. Der Kunde kann den gesamten Datenbestand seines Mandanten exportieren. Ein Verwaltungskonto beantragt den Export, eine zweite Person mit der Berechtigung „Freigaben“ gibt ihn mit Zwei-Faktor-Bestätigung frei (Ziffer 7.4 der AGB).

9.3 Löschung. Unternehmenswissen wird nur im Sechs-Augen-Verfahren gelöscht. Die Löschung eines Benutzerkontos entfernt die persönlichen Merkmale; das eingebrachte Unternehmenswissen bleibt dem Kunden ohne Personenbezug erhalten. Einzelheiten regeln Ziffer 7 der AGB und die Datenschutzerklärung.

10. Verarbeitung, Vorrang und Zusatzleistungen

10.1 Verarbeitungsregion. Mandanten werden standardmäßig mit europäischer Verarbeitung eingerichtet. Ein Wechsel zur globalen Verarbeitung ist nur durch ein Verwaltungskonto mit Zwei-Faktor-Bestätigung und nach Zustimmung zu den angezeigten Folgen möglich. Einzelheiten regeln die Datenschutzerklärung und die Liste der Unterauftragsverarbeiter.

10.2 Vorrang. Fragen und Suche werden vorrangig, das Einbringen von Wissen nachrangig bearbeitet; ein Massenimport kann gegen gesondertes Entgelt beschleunigt werden (Ziffern 2.8 und 6.6 der AGB).

10.3 Zusammenfassungen. Für umfangreiche Bestände kann die Plattform Zusammenfassungen ganzer Abschnitte als gesondert vergütete Hintergrundarbeit anbieten. Dauer und Preis werden vorher angezeigt; die Arbeit beginnt erst nach ausdrücklicher Bestätigung.

11. Sprachen

Die Oberfläche steht in 37 Sprachen zur Verfügung; die Sprache wird je Person eingestellt. Der Assistent antwortet in der Sprache der Frage. Übersetzungen der Oberfläche sind maschinell erstellt. Vertrags- und Rechtstexte sind in deutscher Sprache maßgeblich.

12. Nicht Bestandteil

Nicht Bestandteil der Plattformleistung sind insbesondere:

• Beratung, Einrichtung vor Ort, Schulung, Datenaufbereitung und individuelle Anpassungen — sie bedürfen einer gesonderten Vereinbarung;
• das Training oder Feintuning von Modellen mit Inhalten des Kunden (Ziffer 3.3 der AGB);
• eine bestimmte Verfügbarkeit (Ziffer 2.4 der AGB) oder ein bestimmtes Ergebnis einer KI-Verarbeitung;
• Leistungen des Box-Service, von Explicio Grid und von Konnektoren außerhalb ihrer eigenen Leistungsbeschreibungen (Ziffer 1.2);
• Funktionen nach Ziffer 1.3.